Aheeva Technology, Inc. ("Aheeva"), una sociedad constituida conforme a las leyes de Quebec con domicilio social en 300-150, de la Côte-Vertu Blvd., Saint-Laurent, QC, H4N 1C6, CANADÁ, proporciona un software como servicio de centro de contacto basado en la nube ("Servicios de Aheeva") directamente a los clientes ("Cliente(s)", "Usted") o a través de socios autorizados.

En Aheeva Technology, Inc. nos tomamos muy en serio la protección de la información personal que nos proporcionan nuestros clientes y los visitantes de nuestro sitio web. Aheeva revisa y actualiza periódicamente su política de privacidad, procedimientos y directrices para reforzar su compromiso con la legislación y los reglamentos pertinentes en materia de privacidad y protección de datos, y proteger mejor la información personal de los clientes cuando procesa datos personales como responsable del tratamiento. Los interesados cuya información personal sea tratada por un cliente de Aheeva como responsable del tratamiento, deberán consultar las políticas de privacidad de dicho cliente.

Aheeva debe actuar como encargado del tratamiento y como responsable del tratamiento. Aheeva almacena y procesa información personal en nombre de sus clientes y determina la finalidad y los medios del procesamiento de datos (por ejemplo, a efectos de facturación).

Nada de lo dispuesto en esta Política tiene el efecto de crear obligaciones para Aheeva más allá de las impuestas por las leyes y reglamentos aplicables en materia de protección de datos personales.

‍

1. Aheeva como responsable del tratamiento

Aheeva limita la recopilación de información sobre los Clientes únicamente a lo que es relevante, proporcional, adecuado y necesario para el funcionamiento identificado de los Servicios de Aheeva. Aheeva tiene en cuenta los requisitos de la jurisdicción que rigen la recopilación de información y procede de acuerdo con la legislación aplicable en materia de privacidad y protección de datos.

1.1 Datos que Aheeva recaba directamente de los Clientes

Aheeva recopila información personal que Usted proporciona voluntariamente cuando

1. inscribirse en el sitio web de Aheeva para los Servicios Aheeva,
2. solicitar información sobre Aheeva, los servicios de Aheeva y los productos de Aheeva,
3. solicite una demostración de los servicios de Aheeva,
4. interactuar con las campañas de medios sociales de Aheeva a través de las redes sociales,
5. inscribirse en los actos de Aheeva,
6. solicitar ofertas de empleo,
7. descargar software y documentos de Aheeva, o utilizar los recursos disponibles en el sitio web de Aheeva o
8. póngase en contacto con Aheeva utilizando los canales de contacto oficiales disponibles (teléfono, chat, correo electrónico).

La información que recopila Aheeva es la siguiente

• datos de identificación (nombre, apellidos),
• datos de contacto (dirección de correo electrónico de la empresa, número de teléfono de la empresa), y
• datos profesionales (función, nombre de la empresa, país).

Al solicitar una oferta de empleo, Aheeva recopila la información facilitada en el currículum vitae, la carta de presentación y el perfil de LinkedIn. Aheeva también recopila la información que usted decide compartir al ponerse en contacto con nosotros a través de nuestros mecanismos de contacto oficiales.

‍

1.2 Datos que Aheeva obtiene de terceras fuentes

Aheeva puede utilizar información de contacto comercial recopilada por terceros, incluido su empleador, socios revendedores, alianzas estratégicas de confianza y bases de datos de contactos profesionales adquiridas. Se llevan a cabo evaluaciones de privacidad y seguridad adecuadas para garantizar el cumplimiento de las leyes y normativas aplicables y para garantizar que la recopilación de los datos es legal y utiliza medios justos, incluida la existencia de notificación y recopilación de consentimiento para compartir con terceros (Aheeva), cuando así lo exijan las leyes aplicables.

La información utilizada es

• datos de identificación (nombre, apellidos),
• datos de contacto (dirección de correo electrónico de la empresa, número de teléfono de la empresa),
• datos profesionales (función, nombre de la empresa), y
• Perfil de LinkedIn.

1.3 Datos que Aheeva obtiene de fuentes públicas

Aheeva también puede recopilar datos de fuentes de acceso público como LinkedIn. La información personal recopilada consiste principalmente en datos de identificación y contacto, así como en datos sobre puestos de trabajo y competencias para apoyar los procesos de contratación.

‍

1.4 Finalidades del tratamiento de datos personales

Algunas de las finalidades del tratamiento de datos personales son:

• Poder ponernos en contacto con usted para responder a sus solicitudes (información, demostración o servicios);
• Reclutamiento de talentos;
• Apoyar el esfuerzo de ventas, incluida la obtención de feedback del proceso de compromiso desde una perspectiva B2B;
• Para enviar información de marketing sobre nuestros productos y servicios de marketing (incluido el telemarketing) en una perspectiva B2B;
• Relación con el cliente y gestión contractual, que podría incluir información sobre pagos;
• Proporcionar apoyo e información a los clientes;
• Gestión de las relaciones comerciales con posibles clientes, vendedores, proveedores, revendedores o socios;
• Inscripciones a eventos (incluidos seminarios web, conferencias, mesas redondas y otros);
• Acceso a nuestras oficinas y recursos en línea para trabajar in situ o a distancia;
• Proporcionar acceso a los materiales de formación de Aheeva;
• Navegación y uso del sitio web de Aheeva;
• Uso de cookies (política específica compartida en el sitio);
• Para garantizar el cumplimiento de las leyes y normativas aplicables, y para hacer valer los derechos de Aheeva o defender a Aheeva frente a cualquier reclamación legal.

Aheeva recopila la cantidad mínima de datos necesaria para los fines enumerados anteriormente. La base jurídica de cada tratamiento es el cumplimiento de obligaciones contractuales, la promoción de un plan o interés legítimo, o con consentimiento explícito.

El tratamiento de datos personales con fines de marketing o de conocimiento del producto puede basarse en un interés legítimo de Aheeva o en su consentimiento. Aheeva requiere su consentimiento de acuerdo con la legislación aplicable, pero puede basarse en el interés legítimo cuando la legislación aplicable lo permita y cuando usted ya haya mostrado interés a Aheeva en los productos o Servicios de Aheeva. En las comunicaciones relacionadas con fines de marketing y/o concienciación sobre productos y marcas, Aheeva también ofrece la posibilidad de optar por no recibir más comunicaciones de marketing y concienciación sobre productos.

Aheeva podrá realizar comprobaciones automatizadas con las listas de partes sancionadas aplicables en relación con el tratamiento de datos personales por parte de Aheeva con el fin de cumplir las leyes de control de exportaciones y sanciones. En caso de una posible coincidencia, Aheeva podrá solicitar aclaraciones.

‍

1.5 Uso, divulgación y conservación limitados de la información personal

Aheeva no utiliza ni procesa información personal para otros fines, y no vende ni permite que sus subprocesadores vendan información personal. La información personal no se procesará para fines distintos de aquellos para los que se recopiló, excepto con su consentimiento o según lo exija la ley.

Salvo que se establezca lo contrario en el presente documento, Aheeva no divulgará, comercializará, alquilará, venderá ni transferirá de ningún otro modo a terceros su información personal a menos que usted dé su consentimiento para ello, o que dicha divulgación o utilización esté prevista por la ley.

Aheeva y sus proveedores de servicios pueden verse obligados a revelar información personal en respuesta a una orden de registro o cualquier otra consulta u orden legalmente válida, o a un organismo de investigación en caso de incumplimiento de un acuerdo o de infracción de la ley, o según lo exija la legislación aplicable.

La información personal también puede divulgarse sin su consentimiento con fines de investigación si los documentos que contienen los datos no están estructurados de forma que permitan su recuperación mediante una referencia a su nombre o código o símbolo identificativo y la información personal no puede recuperarse mediante dicha referencia.

Toda persona que posea Datos Personales en nombre de Aheeva podrá remitir a esta última toda solicitud de acceso o rectificación recibida de una persona física a la que se refieran Datos Personales.

La información personal sólo se conservará el tiempo necesario para el cumplimiento de dichos fines en una forma que permita su identificación durante no más tiempo del necesario para los fines para los que se procesa la información personal.

‍

1.6 Derechos de los interesados

El interesado tiene los siguientes derechos:

• Acceso a los datos: Derecho a solicitar y recibir confirmación de si se conservan sus datos personales y, en caso afirmativo, solicitar y recibir una copia de los mismos.
• A que se transfieran los datos: Derecho a recibir los datos que han facilitado en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica.
• Rectificación de los datos: Derecho a que se modifiquen sus datos personales cuando sean inexactos o se completen cuando estén incompletos.
• Restricción del tratamiento: Derecho a restringir el tratamiento de los datos personales en la medida permitida por la ley y de conformidad con los compromisos contractuales y legales de Aheeva.
• Derecho a la supresión de los datos: Derecho a la supresión de la información personal relativa al interesado.
• Oposición: Derecho a oponerse al tratamiento de los datos por motivos particulares.
• Retirar el consentimiento: Derecho a retirar el consentimiento para un tratamiento específico.
• Reclamaciones: Derecho a enviar quejas a la autoridad competente.

Además, los interesados tienen derecho a optar por recibir comunicaciones de marketing de Aheeva, y a optar por no recibir mensajes de marketing por correo electrónico haciendo clic en el enlace de cancelación de suscripción del correo electrónico, y al utilizar el sitio web de Aheeva, los interesados pueden aceptar o rechazar las cookies.

‍

1.7 Ejercer los derechos

Los interesados pueden ejercer sus derechos enviando una solicitud a: privacy@aheeva.com

‍

1.8 Transferencia de información personal

Aheeva se reserva el derecho a compartir, transferir o divulgar información personal en situaciones específicas a categorías concretas de destinatarios:

1. Terceros proveedores de SaaS de confianza de Aheeva, que actúan como procesadores y de acuerdo con las instrucciones de Aheeva;
2. Socios distribuidores de Aheeva, alianzas estratégicas de confianza que pueden apoyar el esfuerzo de ventas de Aheeva y de acuerdo con las leyes y normativas de privacidad;
3. Las filiales de Aheeva y de acuerdo con las políticas de seguridad y privacidad de Aheeva y las leyes y normativas aplicables de cada región;
4. Entidades gubernamentales en las que la transferencia de información sea legalmente obligatoria en virtud de la legislación local o necesaria para cumplir con solicitudes legales;
5. Compradores potenciales en relación con una fusión y adquisición o cualquier forma de transferencia o venta.

Aheeva no vende ni permite que sus subencargados del tratamiento vendan información personal. Puede solicitar una lista de los encargados del tratamiento de Aheeva por correo electrónico a: privacy@aheeva.com.

2 AHEEVA COMO PROCESADOR/SUBPROCESADOR DE DATOS

Aheeva, como proveedor de una solución de centro de contacto como servicio basada en la nube, se convierte en un procesador de datos y, ocasionalmente, en un subprocesador de datos. En todo momento, los datos recopilados por los clientes de Aheeva al utilizar los productos de Aheeva están bajo la responsabilidad del cliente.

‍

2.1 Datos recogidos

La información recopilada puede incluir

• Contactos: Suelen ser los clientes finales, o prospectos, de los clientes de Aheeva. El cliente es responsable de determinar los tipos de contactos para los que se presta servicio mediante los Servicios de Aheeva. Los contactos pueden incluir el nombre, el número de teléfono y el correo electrónico.
• Agentes: Son empleados del cliente que utiliza los Servicios de Aheeva para gestionar las comunicaciones entrantes y salientes utilizando diferentes canales. La información sobre los agentes puede incluir el nombre, la dirección de correo electrónico, el número de teléfono y la fecha de nacimiento.
• Metadatos de las interacciones: Metadatos como un número de teléfono de contacto, ID y número de teléfono del agente, fecha y hora, duración y contexto de la interacción.
• Grabaciones de interacciones: Se recopilan grabaciones de audio de todas las llamadas de audio/vídeo, transcripciones de todas las interacciones basadas en texto, archivos adjuntos e intercambiados durante una comunicación y, cuando está configurado, capturas de pantalla de la pantalla del agente.
• Datos de contenido: Se recopilan grabaciones de audio de todas las llamadas de audio/vídeo, transcripciones de todas las interacciones basadas en texto (chat, correo electrónico, SMS, WhatsApp, Facebook Messenger, Twitter, Telegram y otros posibles canales de comunicación en redes sociales), archivos adjuntos e intercambiados durante una comunicación, capturas de pantalla de la pantalla del agente cuando está configurada y transcripciones de llamadas cuando se utiliza dicha funcionalidad para un cliente.

Aheeva restringe la recopilación de la información a la cantidad mínima necesaria para prestar sus servicios y se procesará de acuerdo con los fines para los que se recopiló.

‍

2.2 Finalidad de la recogida de datos personales

Aheeva recopila algunos datos personales para prestar el servicio de Contact Center as a Service y para dar soporte y solucionar los problemas comunicados por los clientes.

‍

2.3 Uso, divulgación y conservación limitados de la información personal

Los clientes de Aheeva que actúan como responsables del tratamiento definen el período de conservación de la información recopilada. Por otra parte, cuando finaliza el contrato entre Aheeva y un cliente, la información personal se elimina de acuerdo con el Contrato Marco de Suscripción, o antes si así lo solicita el cliente. No obstante, Aheeva podrá conservar información anonimizada (que no identificará directa o indirectamente a ningún agente, contacto o cliente) durante períodos más largos para analizar cómo se utiliza el servicio y mejorarlo.

‍

2.4 Derechos de los interesados

El interesado tiene los siguientes derechos:

• Acceso a los datos: Derecho a solicitar y recibir confirmación de si se conservan sus datos personales y, en caso afirmativo, solicitar y recibir una copia de los mismos.
• A que se transfieran los datos: Derecho a recibir los datos que han facilitado en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica.
• Rectificación de los datos: Derecho a que se modifiquen sus datos personales cuando sean inexactos o se completen cuando estén incompletos.
• Restricción del tratamiento: Derecho a restringir el tratamiento de los datos personales en la medida permitida por la ley y de conformidad con los compromisos contractuales y legales de Aheeva.
• Derecho a la supresión de los datos: Derecho a la supresión de la información personal relativa al interesado.
• Oposición: Derecho a oponerse al tratamiento de los datos por motivos particulares.
• Retirar el consentimiento: Derecho a retirar el consentimiento para un tratamiento específico.
• Reclamaciones: Derecho a enviar quejas a la autoridad competente.

‍

2.5 Ejercer los derechos

Cuando Aheeva procesa información en nombre de un cliente, todos los derechos del interesado deben dirigirse directamente al cliente.

‍

2.6 Transferencia de información personal

Como proveedor/procesador de servicios, Aheeva sólo utiliza los datos para prestar el servicio acordado y según las instrucciones del cliente, y Aheeva no vende la información que sus clientes recopilan mientras utilizan el Servicio Aheeva.

Aheeva se reserva el derecho a compartir, transferir o divulgar información personal en situaciones específicas a categorías concretas de destinatarios:

1. Terceros proveedores de SaaS de confianza de Aheeva, que actúan como procesadores y de acuerdo con las instrucciones de Aheeva;
2. Socios distribuidores de Aheeva, alianzas estratégicas de confianza que pueden apoyar el esfuerzo de ventas de Aheeva y de acuerdo con las leyes y normativas de privacidad;
3. Las filiales de Aheeva y de acuerdo con las políticas de seguridad y privacidad de Aheeva y las leyes y normativas aplicables de cada región;
4. Entidades gubernamentales en las que la transferencia de información sea legalmente obligatoria en virtud de la legislación local o necesaria para cumplir con solicitudes legales;
5. Compradores potenciales en relación con una fusión y adquisición o cualquier forma de transferencia o venta.

Aheeva no vende ni permite que sus subprocesadores vendan información personal. Puede solicitar una lista de los subprocesadores de Aheeva por correo electrónico a: privacy@aheeva.com.

‍

3 MEDIDAS DE SEGURIDAD

‍

3.1 Medidas de seguridad

Aheeva adoptará las medidas de seguridad necesarias para garantizar la protección de los datos personales tratados y que sean razonables habida cuenta de la sensibilidad de los datos personales, los fines para los que se vayan a utilizar, la cantidad y distribución de los datos personales y el soporte en el que se almacenen. Las salvaguardias de seguridad de Aheeva protegerán los datos personales contra pérdida o robo, así como contra el acceso, la divulgación, la copia, el uso o la modificación no autorizados. La naturaleza de las salvaguardias variará en función de la sensibilidad de los datos personales que se hayan recopilado, la cantidad, la distribución y el formato de los datos personales y el método de almacenamiento.

Los métodos de protección incluirán

• medidas físicas (como el acceso restringido a las oficinas);
• medidas organizativas (como autorizaciones de seguridad); y
• medidas tecnológicas (como el uso de contraseñas).

Aheeva proporciona acceso a los datos personales únicamente a los empleados e intermediarios autorizados que requieran estos datos personales para los fines descritos en esta política. Aheeva concienciará a sus empleados de la importancia de mantener la confidencialidad de los datos personales, y se tendrá cuidado en la eliminación o destrucción de los datos personales, para evitar que partes no autorizadas tengan acceso a los datos personales.

Aheeva aplicará las medidas técnicas y organizativas adecuadas para garantizar y poder demostrar que el tratamiento se realiza de conformidad con las leyes y reglamentos aplicables, teniendo en cuenta la naturaleza, el alcance, el contexto y los fines del tratamiento, así como los riesgos de probabilidad y gravedad variables para los derechos y libertades de las personas físicas. Estas medidas se revisarán y actualizarán cuando sea necesario.

Teniendo en cuenta el estado de la técnica, los costes de aplicación y la naturaleza, el alcance, el contexto y los fines del Tratamiento, así como el riesgo de probabilidad y gravedad variables para los derechos y libertades de las personas físicas, Aheeva aplicará las medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo, incluyendo, entre otras cosas, según proceda:

1. el cifrado de las bases de datos utilizadas por el servicio Aheeva;
2. la capacidad de garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resistencia permanentes de los sistemas y servicios de procesamiento;
3. la capacidad de restablecer oportunamente la disponibilidad y el acceso a los datos personales en caso de incidente físico o técnico;
4. un proceso para comprobar, evaluar y valorar periódicamente la eficacia de las medidas técnicas y organizativas para garantizar la seguridad del tratamiento.

Todos los datos personales recogidos por Aheeva se almacenan en servidores privados que no son accesibles al público. Para mayor seguridad, los usuarios autorizados deben proteger el acceso a sus cuentas en línea seleccionando una contraseña de su elección.

‍

3.2 Intermediarios

Cuando el tratamiento deba llevarse a cabo en nombre de Aheeva, Aheeva utilizará únicamente intermediarios que ofrezcan garantías suficientes en cuanto a la aplicación de medidas técnicas y organizativas adecuadas, de forma que el tratamiento cumpla los requisitos de las leyes y reglamentos aplicables y garantice la protección de los derechos del cliente. El intermediario no contratará a otro intermediario sin la previa autorización específica o general por escrito de Aheeva. El tratamiento por parte de un intermediario se regirá por un contrato que sea vinculante para el intermediario con respecto a Aheeva y que establezca el objeto y la duración del tratamiento, la naturaleza y la finalidad del tratamiento, el tipo de datos personales y las categorías de personas y las obligaciones y derechos de Aheeva. Todos los proveedores de Aheeva firman y aceptan un acuerdo de confidencialidad relativo a todos los datos personales. Nuestros proveedores de Aheeva se comprometen a no divulgar a terceros, directa o indirectamente, ninguna información protegida de Aheeva o de los clientes de Aheeva, incluidos los datos personales. Cuando un intermediario contrate a otro intermediario para llevar a cabo actividades de tratamiento específicas en nombre de Aheeva, se impondrán a ese otro intermediario, mediante contrato, las mismas obligaciones de protección de datos establecidas en el contrato entre Aheeva y el intermediario. El intermediario y cualquier persona que actúe bajo la autoridad de Aheeva o del intermediario, que tenga acceso a los datos personales, no tratará dichos datos salvo siguiendo instrucciones de Aheeva, a menos que así lo exija legalmente una autoridad pública facultada por ley. Aheeva podrá transferir sus datos personales a intermediarios tales como proveedores de servicios de procesamiento de pagos. El tratamiento de sus datos personales puede tener lugar en los Estados Unidos o en Canadá por parte de nuestras filiales y otros terceros proveedores de servicios.

‍

3.3 Notificación de violación de datos personales

No se puede garantizar que la transmisión de datos a través de Internet sea totalmente segura. En consecuencia, Aheeva no declara, garantiza ni asegura que los datos personales estarán protegidos contra toda pérdida, uso indebido o alteración, y no acepta responsabilidad alguna por los datos personales que usted envíe, ni por el uso o uso indebido de dichos datos personales por su parte o por parte de terceros.

Aheeva documentará cualquier violación de los datos personales, incluyendo los hechos relativos a la violación de los datos personales, sus efectos y las medidas correctivas adoptadas sin demora indebida y, cuando sea factible, a más tardar setenta y dos (72) horas después de haber tenido conocimiento de la misma, notificará la violación de los datos personales a la autoridad pública facultada por ley que corresponda de conformidad con las leyes y reglamentos aplicables, a menos que sea improbable que la violación de los datos personales dé lugar a un riesgo para los derechos y libertades de las personas físicas. Dicha notificación deberá, como mínimo:

1. describa la naturaleza de la violación de los datos personales incluyendo, cuando sea posible, las categorías y el número aproximado de personas afectadas, así como las categorías y el número aproximado de registros de datos personales afectados;
2. comunicar el nombre y los datos de contacto del responsable de la protección de datos u otro punto de contacto donde pueda obtenerse más información;
3. describir las consecuencias probables de la violación de los datos personales; y
4. describir las medidas adoptadas o que se propone adoptar Aheeva para hacer frente a la violación de los datos personales, incluidas, en su caso, las medidas para mitigar sus posibles efectos adversos.

Aheeva comunicará la violación de los datos personales a los clientes sin dilaciones indebidas cuando sea probable que la violación de los datos personales suponga un alto riesgo para los derechos y libertades de las personas físicas. Dicha comunicación describirá en un lenguaje claro y sencillo la naturaleza de la violación de los datos personales, y contendrá al menos la información y las medidas a que se refieren las letras b), c) y d) anteriores.

‍

4 CÓMO PONERSE EN CONTACTO CON AHEEVA

Si tiene preguntas o quejas sobre esta política de privacidad, puede ponerse en contacto con nosotros:

por correo electrónico a: privacy@aheeva.com

o por correo a nuestra dirección:

Aheeva Technology, Inc.
300-150, de la Côte-Vertu Blvd
Saint-Laurent, QC, H4N 1C6
CANADA

‍

5 IDIOMA

Las partes confirman su voluntad de que la presente política se redacte únicamente en lengua inglesa. Les parties confirment leur volonté que la présente politique soit rédigée en anglais seulement.